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Wie optimieren Sie Ihren Lebenslauf für moderne CV-Roboter zu Ihrem Nutzen ?

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Roboter und KI-Systeme in der Bewerbung

Die Zeiten ändern sich. Der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) ist in den meisten Branchen seit 2015 massiv auf dem Vormarsch und macht auch vor dem Personalwesen nicht halt. Viele mittlere und die meisten grossen Unternehmen in der Schweiz nutzen bereits sogenannte Bewerbermanagement-Systeme, bestehend aus „Application Tracking Systeme“ (kurz: ATS) und CV-Parsing-Einlese Systeme. Diese erlauben es ihnen, Bewerbungen elektronisch zu sortieren und sogar zu selektionieren. Wie Sie es schaffen, neben dem menschlichen, auch im maschinellen Ranking zu punkten und weit vorne zu liegen, erfahren Sie hier.

Wie lesen Mensch und Maschine Ihre Bewerbung?
Da Sie nicht wissen können, ob Ihre Bewerbung von einem Roboter oder doch von einem HomoSapiens gelesen wird, sollten Sie Ihren Lebenslauf möglichst für beide Fälle optimieren, da sich die folgenden Tipps gegenseitig nicht ausschliessen. Viel wichtiger ist es, zu begreifen, wie einerseits der Mensch, andererseits die Maschine Ihre Unterlagen liest.

1. Maschinelles auslesen

Was ist ein CV-Parsing-System und was macht es mit Ihrem Lebenslauf

Das CV-Parsing-System ist ein Teil einer ATS-Technologie, um Lebensläufe automatisiert auslesen zu können. Das Parsing-Tool überträgt Daten aus Ihrem Lebenslauf mittels semantischer Analyse automatisch in definierte, vorstrukturierte Felder ins ATS.
Als Beispiel: Der CV-Parser erkennt Ihrem Namen und Ihre Kontaktdaten oben im Lebenslauf und kann durch berechnen dieses Struktur, die Daten in die vorgesehenen Feldern zuordnen. Und so erfasst das System auch die Berufserfahrung, die Zeitspannen und die jeweilige Position. Mittlerweile können hoch entwickelte CV-Parser, bereits durch lernende, intelligente Algorithmen Strukturbeziehungen aus Ihrem Lebenslauf in verschiedenen Sprachen verstehen und sie entsprechend geordnet extrahieren. Wie z.B. Ihre angegebenen Sprachkenntnisse von "Schulkenntnisse" ->1 oder "langue maternelle" ->4
Bei einigen Systemen wird auch das Bewerbungsfoto gleich mit übernommen.

Dann beurteilt das KI-System die Passgenauigkeit
Im weiteren Verlauf erfolgt ein teil- oder vollautomatisierter Vergleich zu den ausgeschriebenen Stellen oder es können Bewerberprofile gegenübergestellt und miteinander verglichen werden. Das bedeutet, dass der elektronische Türsteher bereits eine Vorsortierung ohne menschliche Einflussnahme bereits vornimmt. Der Inhalt Ihres Lebenslaufs (Teilweise sogar die angehängten Arbeitszeugnisse und Diplome) wird anhand von relevanten Schlüsselbegriffen (Keywords), auf die Eignung der ausgeschriebenen Position ausgewertet. Zum Schluss erstellt das ATS eine Rankingliste und sortiert alle Bewerbungen aus, welche nicht in Frage kommen.


2. Wie Personalentscheider die Bewerbungen sortieren

Je nach Art und Grösse des Unternehmens, nehmen sich Personaler, die ohne KI-Unterstützung alle eingehenden Unterlagen durchsehen müssen, wenige Sekunden Zeit - im Durchschnitt 43 Sek -, um Ihre Unterlagen zu sichten.
In einem zweiten Schritt, werden dann alle eingereichten Dossiers, welche im Stapel A „Behalten“ gelandet sind, nochmals einer genaueren Prüfung unterzogen. (max. 5 Min).

Unterschiedlichste Studien und Umfragen zeigen, dass ein professionelles Bewerbungsfoto oftmals Blickfang Nummer eins ist. Dann wandert der Blick zu Ihrem Namen, Ihrer aktuellen Position, Arbeitgeber, Zeiträumen, sowie die Tätigkeiten/Aufgaben. Ganz besonders achten Personal-entscheider dabei auf relevante Schlüsselbegriffe. Nicht viel anders als ein CV-Parsing Tool.

Aufgrund dieser Fakten ist es enorm wichtig, einen klar strukturierten Lebenslauf vorweisen zu können. So kann innert kurzer Zeit das Wichtigste von Ihnen erfasst werden. Das menschliche Auge bevorzugt also lieber eine klare Struktur und gibt diesen Bewerbungen mehr Vorrang, als einem unübersichtlichen kreativen Layout und Design (Ist aber je nach Zielbranche unterschiedlich. Texter, Werber und kreative Branchen sind davon ausgenommen)


3. Wie Sie punkten können - zu den Tipps: Bewerben heisst werben

Aus den oben erwähnten Tatsachen heraus, macht es darum für die Gestaltung Ihres Lebenslaufs keinen oder wenig Unterschied, ob ein Unternehmen eine Parsing-Software benutzt oder der Mensch die Erstauswahl trifft. Punkten können Sie auf jeden Fall mit einem professionellen Bewerbungsfoto und persönlicher Gestaltung vom Lebenslauf, wie Farbgebung und Layout. Denn am Schluss, also kurz vor der Einladung zum Vorstellungsgespräch, kommen sehr menschliche Züge zum Tragen. Denn spätestens dann wird Ihr Dossier von einem richtigen Menschen nochmals angesehen.

Die Zeiten sind definitiv vorbei, als ein Lebenslauf nur Ihr Berufsleben widerspiegelt. Ein moderner Lebenslauf ist viel mehr. Nämlich, ein Verkaufsprospekt Ihrer Dienstleistung!
Helfen Sie dem Personalentscheider, resp. der Software !

Nachfolgend finden Sie einige Erklärungen, worauf Sie beim Erstellen Ihres mensch- und maschinenlesbaren Lebenslaufes unbedingt achten sollten und warum:

  1. Eine klare Struktur…
    … ist, wie oben bereits erwähnt, von zentraler Wichtigkeit. Eine ordentliche Struktur ist nicht nur für ein Parsing-Tool relevant, sondern auch für das rationale Extrahieren von relevanten Informationen durch den Personalentscheider äusserst wichtig. Dazu gehört am besten eine tabellarische Darstellung Ihrer beruflichen Stationen. Optisch getrennt durch sinnvoll gewählte Überschriften.
    Tipp ➞ die letzte / aktuelle Stelle zuerst
  2. Gut lesbare Kontaktdaten…
    … sind enorm wichtig. Einige Bewerber nutzen gerne die Kopfzeile im CV für die Kontaktdaten. Einerseits um dem Lebenslauf eine persönliche Note zu geben oder um Platz zu sparen. Der Nachteil dabei ist aber, dass einige Parsing-Tools Mühe haben, diese korrekt zu lesen. Dann erscheinen diese Informationen in den falschen Felder oder werden gar nicht angezeigt. Heisst, man kann Sie nicht kontaktieren – somit für Sie - Chance leider vergeben. Nächster Kandidat…
    Tipp ➞ Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse gehören in Ihren CV und zwar als gut erkennbaren Text.
  3. Das richtige Datumsformat…
    …muss für jede Station lückenlos aufgezählt werden. Denn auch die fortschrittlichste Parsing-Software ist auch nur eine Maschine !
    Tipp ➞ Stellen Sie das Datum jeder einzelnen Anstellung klar lesbar, klassisch auf die linken Seite des Dokuments, bündig mit Position und Unternehmen dar. Am weitesten verbreitet ist die Formatierung MM.JJJJ in der Schweiz. Schlimmstenfalls interpretiert die Software nämlich ein unerkanntes Datum als Lücke und schon haben Sie verloren.
  4. Formate, Layout, Texte und die richtige Schriftart…
    …werden von Mensch und Maschine unterschiedlich interpretiert. Hier gibt es kleine Abweichungen. Viele Bewerber zeigen Ihre Fähigkeiten mit Sternen oder Punkten an. Wir Menschen können dies interpretieren. Eine Maschine nicht.
    Ähnlich sieht es bei der Wahl der Schriftart aus.
    Und da gibt es sie immer noch. Die Helden der Arbeit, welche Ihren Lebenslauf von Hand mühevoll schreiben. Oder solche, welche Sonder-Schriften verwenden, welche kaum ein Mensch oder eine Maschine lesen kann oder möchte.
    Tipp ➞  bleiben Sie bei den gängigen, leicht lesbaren Schriftarten, wie Arial, Calibri oder gar Times New Roman.
    Und noch etwas ganz wichtiges: Scannen Sie Ihren Lebenslauf niemals ein. Ein eingescanntes Dokument ist ein Bild, das nicht von allen Parsern verarbeitet werden kann.
  5. Übertreiben ist genauso unehrlich, wie untertreiben
    Kennen Sie dieses widerlich süss schmeckende unansehnlich schwarze Getränk, welches auf den Zähnen so einen pelzigen Filz hinterlässt? In dieser Fassung jedenfalls nicht. Die Cola-Werbefachleute haben es jedoch geschafft, aus dieser Lauge das meistgetrunkene Getränk aller Zeiten zu machen. Was heisst das für Sie: Sie müssen Interesse wecken. Und zwar innert Sekunden.
    In einem Wort: KISS - Keep it short, simple and stupid.
    Ihr Lebenslauf muss auf den neuen Job prägnant und zugeschnitten sein.
    Bis vor ein paar Jahren konnten Sie Ihre Motivation noch im Anschreiben darlegen. Mittlerweile prüfen Personalentscheider, wie auch elektronische Türvorsteher nur noch Ihren Lebenslauf. (mit wenigen Ausnahmen) Darum sollten alle Ihre relevante berufliche Erfahrung, vor allem aus den letzten zwei bis drei Anstellungen, ausführlich im Lebenslauf in Übereinstimmung mit dem Inserat darlegen. Dazu prüfen Sie das Inserat sehr sorgfältig und bringen Sie möglichst viele Schlagworte aus der Stellenbeschreibung in Ihrem CV unter. Hierzu zählen Hard- und Softskills. Denn ein Ranking wird hauptsächlich nach der Anzahl der relevanten Schlagwörter erfolgen.
  6. Korrekte Rechtschreibung…
    … ist und bleibt ein wichtiger Punkt. Während der Mensch noch über fehlende Sorgfaltspflicht die Stirn runzelt, macht es sich der CV-Parser einfacher. Er erkennt das Wort z.B. "verhendlungsicher" nicht, womit Sie bei den geforderten Englisch-Kenntnissen ein leeres Feld haben. Ergebnis: Standard-Absage.
  7. Anschreiben / Motivationsschreiben…
    …können Sie gleich vergessen oder weglassen. Ausser Sie bewerben sich als Lehrling und möchten Ihre Motivation für Ihren Beruf ausdrücken.
    Warum ist das so. Wir werden tagtäglich mit Informationen zugedröhnt und eingedeckt. Niemand, aber wirklich niemand hat heutzutage weder Zeit noch Lust darauf Standard-Anschreiben durchzulesen. Noch schlimmer, CV-Parser und ATS können diese Informationen weder lesen noch auswerten.
    Nur wenn Sie den Personalentscheider kennen oder wenn es explizit verlangt wird, schreiben Sie ein Anschreiben. Allerdings dann wirklich mit Pfiff. Ansonsten können Sie einen Standard-Text aus dem www herunterladen oder gleich das Märchen vom Rotkäppchen erzählen.
  8. Extra-Tipp
    Bis ca. 2010 war es üblich, dass Homepages mit „White-Lettering“ (weisse Schrift auf weissem Hintergrund) und „Keyword-Stuffing" ausgestattet wurden. Die Software von Google erkannte damals viele Keywords und setzte das Ranking höher, ohne das die Darstellung darunter litt. Mittlerweile ist die Software intelligenter geworden und straft solche Versuche der Manipulation mit Ranking-Verlust ab.
    Was heisst das für Sie. Sie dürfen Schlagworte mit weisser Schrift in Ihrem CV unterzubringen, aaaaber – seien Sie vorsichtig und setzen Sie dies vorsichtig und gut dosiert ein. Einige CV-Parser sind schon intelligent genug, Ihnen hierbei auf die Schliche zu kommen. Ausserdem wird sich ein Personaler, der irgendwann im Prozess Ihr Profil zu Gesicht bekommt, sicher fragen wo die Keywords geblieben sind. Und das ist dann irgendwie peinlich…

Wenn Sie weitere Fragen zum Lebenslauf oder rund um Bewerbungsthemen haben, vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Erstberatung.

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